Cómo mejorar la eficiencia administrativa de un supermercado 

En un supermercado, la eficiencia administrativa es clave para mantener los costes bajos y maximizar las ganancias. La firma digital en un supermercado es una poderosa herramienta que puede llevar la gestión administrativa a otro nivel. 

Responsables de área, personal, proveedores y clientes, todos los agentes de la cadena pueden verse beneficiados por esta tecnología. 

Lo vemos paso a paso 👇

🤔 ¿A qué problemas nos enfrentamos si seguimos trabajando analógicamente?

✍️ Ineficiencia en los Procesos de Firma de Documentos 

De forma tradicional, es necesario imprimir, firmar y enviar documentos físicos a través de correo o, en su defecto, realizar la firma in situ dependiendo de la disponibilidad física de los firmantes. Esto puede ser un proceso que consume tiempo y recursos para la compañía. Además, esta documentación puede perderse o dañarse en tránsito.

Con la firma digital, los documentos pueden firmarse en línea de forma segura, sin necesidad de imprimir y enviar documentos físicos o realizar desplazamientos.

📍 Dispersión geográfica

La dispersión geográfica entre los centros de trabajo y la central dificulta la gestión documental:

• Demasiado tiempo invertido en tareas rutinarias.
• Documentación firmada fuera de tiempo.
• Falta de trazabilidad y seguimiento en tiempo real.
• Dificultad para acceder a la documentación.
• Fricción a la hora de firmar acuerdos, contratos…

Contar con un software de firma digital te permite firmar y acceder a la documentación en cualquier momento y lugar, sin depender de la disponibilidad física de los firmantes.

🗂️ Almacenamiento y acceso de la documentación

La documentación física es difícil de gestionar y almacenar, además de los costes generados (papel, archivadores, alquiler de un espacio de almacenaje…) y que los propios documentos pueden dañarse o perderse. 

La firma digital mejora el acceso y almacenamiento de la documentación. Además de estar alojados en la nube, un software de firma digital también permite la integración con sistemas de gestión de documentos y, por ende, acceder a dicha documentación desde tu gestor documental.

¿Vemos la solución en la práctica? ¡Vamos!

📌 Casos de uso de la firma digital en un supermercado

Contratos de trabajo

❌ Al contar con supermercados repartidos por todo el territorio y con una gran rotación, se genera una pérdida de tiempo y recursos, además de no tener siempre la documentación firmada en tiempo y forma. 

✅ Si incluimos la firma digital en la ecuación, las tornas cambian → Desde RRHH suben la documentación a Docuten (contratos y adjuntos), lo firman con el certificado de empresa y lo envían a firma con firma OTP en contrataciones en remoto y biométrica en contrataciones presenciales. 

De esta forma, todo trabajador inicia su jornada laboral con toda la documentación en orden, evitando sanciones y riesgos de cárcel a todo empresario o responsable de área. 

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¿Cuáles son las diferencias entre un certificado digital y firma digital?

¿Qué es la firma electrónica avanzada? Tipos de firma, respaldo legal y casos de uso. 

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Entrega de equipo y EPIs

Tanto al inicio del contrato, como semanalmente, los trabajadores recogen el equipo y ropa de trabajo, así como los EPIs, que necesitan para realizar sus labores.

❌ Los empleados deben dar acuse conforme haber recibido dicho material a través de la firma de un documento acreditativo. La dispersión geográfica de los supermercados y la central, ocasiona una pérdida de tiempo y una gestión de papel enorme. Además, en cada área se entregan EPIs adaptados a las necesidades: los reponedores usan botas de protección, en áreas como charcutería o pescadería usan guantes metálicos anticorte… lo que supone un sobreesfuerzo para gestionar toda la documentación. 

✅ Con el uso de firma digital, los responsables de PRL pueden usar Fast Templates (plantillas pdf editables alojadas en la plataforma para usar siempre que se necesiten). Los trabajadores marcarán con un check el material que se les haya sido entregado, cubrirán sus datos identificativos y firmarán in situ (tablet) con firma biométrica. Toda la documentación se aloja en la nube, sin necesidad de realizar ninguna gestión post entrega de material. 

Contratos proveedores

Firma digital para la firma de contratos con proveedores de productos y servicios: acuerdos de suministro de productos, acuerdos de publicidad, acuerdos de servicios de limpieza… 

❌  De forma tradicional, una de las partes debe imprimir el contrato, firmarlo, escanearlo  y enviarlo por la misma vía, perdiendo completamente la validez legal. Además es habitual contar con diferentes proveedores, por lo que seguir este proceso con cada uno de ellos es inviable. 

✅ Con Docuten se envía el contrato a firmar al proveedor a través de un código OTP.  Este documento se envía previamente firmado por una persona en representación legal de la empresa, es decir, con el sello de empresa.

Un proceso sin fricciones para ninguna de las partes intervinientes y con plenas garantías legales. 

Autorizaciones de compra

❌  Para asegurar que las compras se realizan de manera responsable y de acuerdo con los presupuestos, es necesario contar con un proceso de autorización de compra. Proceso que, de forma analógica, supone fricciones y retrasos. 

✅ Los gerentes pueden firmar autorizaciones de compra en línea en lugar de tener que imprimir y firmar documentos en papel. Esto puede acelerar el proceso de compra, reducir errores y facilitar la gestión. Además, las autorizaciones de compra pueden ser rastreadas y monitoreadas más fácilmente para garantizar la transparencia, la responsabilidad y un mejor control de gastos. 

Recepción y entrega de mercancías

❌  Cuando los proveedores entregan productos en el supermercado, se debe verificar la cantidad y calidad de los productos entregados, así como los términos y condiciones del contrato de compra-venta. 

✅ En este caso, la firma digital puede ser utilizada para firmar electrónicamente los documentos de recepción de mercancías y los contratos de compra-venta, lo que permite una gestión más eficiente. De nuevo, las Fast Templates y la firma biométrica son de interés en este caso de uso. Esto garantiza la integridad del documento y asegura que el proceso de recepción de mercancías sea transparente y seguro. 

Otros casos de uso

• Modelo 145
• Asistencia a formaciones
• Control de stock
• Packing list
• Acuerdos con clientes (fidelización)
• Gestión de residuos
• Contrato de marca blanca
• Contrato de exclusividad

🚀 Ventajas de usar la firma digital en un supermercado

• La automatización de procesos puede ahorrar tiempo y recursos valiosos para los empleados. Con la firma digital, los responsables y trabajadores pueden automatizar la mayoría de los procesos y no invertir demasiado tiempo. 

• Una de las prioridades para cualquier empresa, la reducción de costes, no iba a ser menos para un supermercado. Un software de firma digital implica un ahorro en impresión, envío, almacenamiento y desplazamientos, además de dedicar tiempo a tareas que aportan valor real al negocio. 

• Otra de las ventajas es tener trazabilidad del estado de los procesos de firma y, por supuesto, de todas las evidencias del documento firmado. 

• La accesibilidad y custodia de los archivos es un plus, ya que facilita su acceso y sobre todo  garantiza su integridad y evita la pérdida de documentación. 

• Cumplimiento de la legalidad, tanto a nivel de firma digital al contar con un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza, como al cumplir con normativas específicas como puede ser la de PRL , evitando sanciones económicas e incluso riesgo de prisión por negligencia. 

• En resumen, y cerrando con el título de este post, es posible mejorar la eficiencia administrativa de un supermercado. 

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