Desarrollador La agilidad y la eficiencia se han coronado como dos piezas fundamentales en el mundo empresarial actual. En este contexto, la firma digital ha emergido como una solución que permite simplificar procesos y mejorar los tiempos de respuesta, mejorando, por ende, la eficiencia.
En el tema que nos atañe, la firma digital en la exportación se erige como un aliado fundamental para facilitar el proceso, permitiendo simplificar la contratación de mercancía, su envío y recepción de manera segura y eficaz. Y hoy, te lo demostramos.
Una empresa exportadora del sector alimentario, a menudo, se enfrenta a una serie de desafíos relacionados con la firma de documentación, que debe estar en tiempo y forma lo antes posible antes de comenzar la operación comercial:
⌛️ Retrasos en la firma de la documentación comercial
En el proceso de firma tradicional de documentos, se producen retrasos en todas las etapas, desde la redacción y preparación del documento, hasta la impresión, envío, recepción y, consiguiente, envío por parte del receptor que debe devolver firmado el documento, en este caso, al exportador. Cada retraso en este proceso prolonga la formalización del contrato y el inicio de las transacciones.
🌍 Dependencia de la ubicación geográfica
Cerrar un contrato comercial de exportación con una compañía francesa, no es lo mismo que hacerlo con una empresa estadounidense. Si las partes involucradas en la exportación (exportador y comprador) se encuentran en diferentes regiones, lejanas, el envío de documentos físicos puede convertirse en un gran problema. Los diferentes husos horarios, la distancia geográfica y, por tanto, el tiempo de envío del documento, etc., puede causar retrasos innecesarios.
📨 Impresión y envío
La impresión de los contratos comerciales, en papel, y su envío por correo o conllevan costos económicos y en tiempo adicionales. Estos gastos pueden acumularse, especialmente en transacciones internacionales, lo que afecta a la eficiencia de la empresa exportadora.
🔍 Falta de Visibilidad y Control
En el proceso tradicional no es sencillo hacer un seguimiento preciso del estado de los documentos enviados para su firma.
❌ Errores y fallos humanos
La firma en papel aumenta el riesgo de errores humanos, como firmas incorrectas, omisiones o errores en los datos. Estos errores retrasan aún más la formalización de los contratos.
🎙Dificultad en la Comunicación y Coordinación
Coordinar la firma de documentos entre múltiples partes puede ser un desafío, especialmente cuando se utilizan métodos de comunicación y colaboración convencionales como correos electrónicos y llamadas telefónicas.
❌ Seguridad y Autenticidad: Las firmas manuales pueden ser vulnerables a fraudes y falsificaciones. La autenticidad de una firma puede ser difícil de verificar en el caso de disputas legales, lo que puede generar problemas de cumplimiento y responsabilidad.
❌ Dificultad en la Comunicación y Coordinación: Coordinar la firma de documentos entre múltiples partes puede ser un desafío, especialmente cuando se utilizan métodos de comunicación y colaboración convencionales como correos electrónicos y llamadas telefónicas.
❌ Cumplimiento Normativo y Legal: En algunos sectores y regiones, existen regulaciones específicas relacionadas con la firma y conservación de documentos comerciales. El cumplimiento con estas regulaciones puede ser complicado con procesos manuales.
❌ Competitividad y Agilidad: En un mercado global altamente competitivo, las empresas exportadoras que no pueden finalizar rápidamente contratos y acuerdos pueden perder oportunidades y ventajas comerciales.
Si en algún momento, leyendo esta entrada del blog, has pensado “oye, pues ni tan mal”, contacta con nuestro equipo sin compromiso.
Te podemos aconsejar con una solución a medida y ver las posibilidades de digitalización administrativa de tu compañía.
Creado por
