Desarrollador En la industria alimentaria, se desempeñan tareas y procesos que pueden poner en riesgo a los empleados de una empresa y a la propia producción. Es por ello que la Prevención de riesgos laborales es fundamental para evitar peligros, tanto biológicos como de fabricación con maquinaria.
Dentro del departamento PRL se gestiona una gran cantidad de información como documentos acreditativos de formaciones, entrega de EPIs… Gestión que ocupa una buena parte de la jornada laboral de los responsables de prevención. La custodia y correcto almacenaje de esta documentación es esencial, no solo por la responsabilidad interna que conlleva, sino también por las sanciones a las que se pueda enfrentar la compañía si, en una inspección laboral, no se encuentran correctamente en tiempo y forma.
En este post te mostramos diferentes casos de uso de la firma digital en documentación que gestionar diariamente para que puedas conocer todas sus ventajas.
Cada semana, los trabajadores recogen los EPIs que necesitan en la realización de sus labores: guantes, manguitos para proteger los brazos, gorro tipo malla, mascarilla, mono, delantal de brazos, cubrebrazos…
Los empleados deben dar acuse conforme haber recibido dicho material a través de la firma de un documento acreditativo.
❌ Problema
Pongamos que dicha compañía cuenta con diferentes fábricas y con un volumen de trabajadores importante. Esta casuística ocasiona una pérdida de tiempo y una gestión de papel enorme.
Al final acabas reservando entre 6-10 horas de jornada semanal para la gestión de este proceso: generar la documentación, entregarla, recogerla, hacer las revisiones correspondientes y almacenarla.
✅ Solución
Quizás este también sea tu caso y te estarás preguntando, ¿pero cómo puede ayudarme la firma digital?
¡Muy sencillo!
Los responsables de PRL pueden usar plantillas editables y lanzar un proceso de firma con envío masivo y firma automática. Los trabajadores marcarán con un check el material que les haya sido entregado y cubrirán sus datos identificativos. Una vez firmado, ambas partes reciben una copia del documento firmado.
⚠️Riesgos
Sin este documento firmado, es como si la entrega de EPIs al trabajador nunca se hubiese efectuado, ya que no hay prueba de ello. Por lo tanto, si el trabajador sufre algún tipo de accidente laboral, podría dar lugar a acusaciones penales para el empleador y, en el peor de los casos, el empleador puede llegar a enfrentarse a acusaciones de negligencia o incluso de lesiones o daños a la salud de los trabajadores.
Toda fábrica del sector alimentario tiene la obligación de informar a todos los trabajadores de los posibles riesgos que pueda desempeñar su actividad laboral.
❌ Problema
La empresa debe acreditar el traslado de esta información a través de la firma del trabajador de dicho dossier. Si tenemos en cuenta el número de trabajadores de una gran compañía y su dispersión geográfica, es un proceso que se dilata en el tiempo y que además genera demasiado papel.
¿Vas a enviar un email con la información esperando que te devuelvan firmado el documento en el mismo día? ¿O semana?
✅ Solución
¡Pónselo fácil! En el mismo proceso de firma, puedes incluir un documento adjunto con toda la información de riesgos. Así, el trabajador no tiene que hacer un sobreesfuerzo y tú no tendrás que enviar recordatorio tras recordatorio para que te devuelvan el documento firmado.
Además, gracias al envío masivo y la firma automática, todo este proceso se agiliza aún más. Los responsables no invierten esfuerzos ni tiempo innecesario en esta tarea.
⚠️Riesgos
Si un empleador no tiene un justificante de entrega de información, y, por lo tanto, a ojos de la ley esta información nunca se ha entregado, puede enfrentarse a sanciones económicas y/o penales.
Además, si se determina que la causa de un accidente o enfermedad profesional es consecuencia de no entregar esta información, el empleador puede enfrentarse a acusaciones de delito de lesiones o incluso de homicidio imprudente si el trabajador fallece.
Es habitual que los trabajadores de una fábrica del sector alimentario realicen formaciones específicas (manipulación de alimentos, higiene y seguridad alimentaria, uso adecuado de maquinaria…) con el objetivo de desarrollar las capacidades y aptitudes para la correcta ejecución de sus tareas y evitar daños en su seguridad o salud de ellos y/o terceros.
Además, debemos tener en cuenta los agentes implicados en las diferentes fases de una fábrica de alimentación: preparación, transformación, elaboración, fabricación, envasado, almacenamiento, transporte, distribución, venta, suministro y servicio, lo que dificulta aún más la justificación de estas formaciones.
❌ Problema
Las empresas deben acreditar que los trabajadores acudieron a dichas formaciones a través de la firma de un documento de asistencia. Este proceso se dificulta en caso de las formaciones online o con un alto volumen de asistentes.
✅ Solución
Con Docuten podemos enviar el documento ya firmado por la empresa a todos los asistentes en un mismo proceso de firma (envío masivo). Además, este documento, como es de uso recurrente, lo podemos tener alojado en las fast templates, dado que son especialmente útiles en documentos que debemos firmar frecuentemente con nuestros stakeholders.
⚠️Riesgos
Una compañía puede ser sancionada con una multa de hasta 10.000 € o incluso ver afectada su actividad por la paralización de las actividades laborales hasta que se adopten las medidas de seguridad necesarias. En casos graves, como accidentes laborales con víctimas, las sanciones pueden incluir penas de prisión para los responsables de la empresa.
Como ya sabemos, en la mayor parte de los casos el trabajador tienen derecho a la voluntariedad de realizar la prueba médica, pero se establecen excepciones cuando:
❌ Problema
Es habitual que en la industria alimentaria se de alguno de estos casos excepcionales, por lo que es obligatorio realizar la prueba médica a los trabajadores afectados.
Al margen de esto, todos los trabajadores deben firmar un documento de aceptación o renuncia para la evaluación médica.
De nuevo, el número de trabajadores y su dispersión geográfica, dificulta que este proceso se lleve en tiempo y forma si se realiza de forma tradicional.
✅ Solución
Con Docuten puedes tener el documento de aceptación o renuncia alojado en la plataforma como una fast template. Con el documento ya creado, crear un proceso de firma es aún más sencillo.
⚠️Riesgos
Como hemos visto, hay situaciones en las que la evaluación médica es obligatoria, por lo que el documento de aceptación debe estar firmado por el trabajador y este no puede empezar a realizar su actividad laboral sin el reconocimiento médico realizado.
De no ser así, la empresa puede enfrentarse a sanciones económicas y responsabilidad penal.
👉 Conoce todas las ventajas de usar la firma digital en tu departamento PRL
Diferenciamos entre infracciones leves, graves y muy graves en función de factores como el número de trabajadores afectados, la duración del incumplimiento y el grado de intencionalidad o negligencia.
Infracciones leves → pueden ser sanciones con multas de hasta 2.045€
Infracciones graves → pueden ser sancionadas con multas de hasta 40.985 euros.
Infracciones muy graves: pueden ser sancionadas con multas de hasta 819.780 euros.
1. Paralización de la actividad: la autoridad laboral competente puede ordenar la paralización de la actividad de la empresa si se detectan situaciones de riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores.
2. Clausura temporal: en casos graves de incumplimiento de la normativa de PRL, la empresa puede ser clausurada temporalmente por la autoridad laboral competente.
3. Responsabilidad penal: en casos extremos, como accidentes laborales con víctimas, los responsables de la empresa pueden ser objeto de responsabilidad penal, lo que puede acarrear penas de prisión e incluso el cierre definitivo de la empresa.
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A lo largo de la entrada hemos comentado una serie de funcionalidades especialmente útiles para el departamento PRL de una empresa de alimentación. Te dejamos un pequeño resumen de cada una de ellas.
Se trata de una tipología de firma que se realiza de forma instantánea y desasistida, es decir, sin necesidad de que una persona física deba intervenir para poder firmar.
Con la funcionalidad de envíos masivos podrás generar múltiples solicitudes de firma personalizadas a través de un solo envío.
La funcionalidad “Fast template” se asocia con la subida a Docuten de un tipo de estos documentos PDF, las plantillas PDF editables.
Estas plantillas, una vez configuradas en Docuten, posibilitan la recogida de información, ya que cuentan con casillas editables que deben ser cubiertas individualmente por cada firmante.
Al configurar las plantillas en Docuten y activar la opción “Fast template” tienes siempre la plantilla elegida en la carpeta “pendientes de firma” de Docuten. De esta manera, una vez que se proceda a la firma de una de estas plantillas y, cuando finalice el proceso, la misma se volverá generar de nuevo y estará disponible para presentar al siguiente firmante.
Con el uso de firma digital cumplirás con la legislación vigente en términos de Prevención de Riesgos Laborales, ya que te ayudaremos a tener toda la documentación custodiada y correctamente firmada, evitando sanciones y riesgo de prisión a todo empresario o persona responsable de PRL.
Cuéntanos tu caso de uso actual y te asesoraremos con una solución adaptada a tus necesidades, sin compromiso.
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