Grupo Nabeiro implanta la firma digital de Docuten

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Grupo Nabeiro es un conglomerado de empresas que giran en torno a la producción y comercialización de café, el turismo y la restauración, la industria y el sector inmobiliario. Una de sus marcas principales es Delta Cafés.

La empresa nace en 1961 en el Alentejo portugués y a día de hoy es uno de los referentes del país vecino. En la actualidad la compañía se encuentra en más de 7 países del mundo incluido España. 

Si hay algo que le preocupa a la compañía es la búsqueda e implementación de soluciones tecnológicas e innovadoras que les permitan hacer frente a los retos que se plantean en el sector alimentario en la actualidad.

Para nosotros es un verdadero placer poder ayudarles en la digitalización de sus procesos administrativos, más concretamente con nuestra solución de firma digital, poniendo nuestro granito de arena para que todo este proceso de cambio hacia formas de trabajo digitales e innovadoras sea lo más exitoso posible.

Para conocer en detalle el caso de uso de Grupo Nabeiro hemos tenido la suerte de poder entrevistar a Fernando Gonçalves, Global IT Manager de la compañía, que nos ha contado cómo utilizan la firma digital de Docuten y cuales han sido los beneficios que han obtenido con nuestra solución.

¿Empezamos? 👀👇

Entrevista a Fernando Gonçalves, Global IT Manager de Grupo Nabeiro

1. Sabemos que Grupo Nabeiro tiene como eje estratégico la innovación y la digitalización para la construcción de procesos que buscan dar respuesta a los retos del sector alimentario. De hecho, recientemente incitasteis un programa de aceleración e innovación abierta para atraer a startups e impulsar sus ideas de negocio para encontrar una respuesta disruptiva al complejo contexto del sector alimentario actual. ¿Cuáles son las principales directrices de vuestra estrategia de transformación digital?

El Grupo Nabeiro ha venido apostando en los últimos años por utilizar nuevas tecnologías disruptivas con el objetivo de mejorar la calidad de sus servicios y mejorar la satisfacción de sus clientes y consumidores. En la práctica, lo que tratamos de hacer es buscar las mejores soluciones tecnológicas para mejorar la satisfacción de nuestros clientes. 

El programa de startups que comentabas es uno de los ejemplos en los que lanzamos desafíos al mercado, en concreto a startups, con el objetivo de encontrar soluciones que Grupo Nabeiro utilice para transformar y mejorar sus productos y mejorar también sus servicios. 

2. Empezasteis a trabajar con Docuten a inicios de este año. ¿Cuáles fueron las razones que os llevaron al cambio de un proceso de firma tradicional a uno digital?

Lo que pretendíamos, efectivamente, era transformar un área muy conservadora, un área en la que hay mucho recelo de avanzar. Queríamos tener una solución simple que funcionase de forma intuitiva y que nos permitiera mejorar una parte del proceso que tradicionalmente se mantenía en analógico, en papel. 

Tras conversaciones con Docuten decidimos avanzar con vuestra solución con el objetivo de desmaterializar el proceso de firma de documentos. 

Esto empezó como un proceso interno de entrega de equipos informáticos para los empleados y ha sido un éxito porque dejamos de tener papel circulando y pasamos a tener toda la información centralizada en una única plataforma, lo que nos permite tener la visibilidad de quien firmó los documentos y quien todavía no los firmó.

Nos permite, también, enviar recordatorios a aquellos que tienen documentos pendientes de firmar. Teniendo en cuenta que tenemos un equipo descentralizado de sistemas de la información, esto es importante porque todos tienen acceso a la misma información, independientemente de la ubicación donde se encuentren trabajando.

3. Pasado este tiempo trabajando juntos, ¿Cómo evaluáis la solución de Docuten? ¿Se cumplieron vuestras expectativas iniciales? 

La experiencia ha sido muy positiva. Yo creo que el gran factor de diferenciación de vuestra solución es que combina sencillez y capacidad para trabajar temas específicos en nuestra organización. 

Esto es un factor diferenciador muy importante, porque desde el primer momento Docuten se encargó de configurar algunos requisitos específicos de nuestro negocio para que al final del día nuestro proceso funcionase de forma transparente y cumplieses con nuestros desafíos.  Y, por tanto, desde este punto de vista la experiencia ha sido muy positiva.

4. A día de hoy utilizáis la firma en el proceso de entrega de materiales a los empleados. ¿Cuáles son las principales ventajas que os ha supuesto digitalizar este proceso?

En primer lugar, el proceso es ahora muy sencillo. Antes recogíamos y enviábamos, conjuntamente con los equipos informáticos, un documento en papel que luego era firmado por el usuario y debía ser después devuelto o por correo interno o por email y finalmente ser digitalizado. Era muy difícil controlar quien ya había firmado el documento y donde se encontraba este. Y la realidad era que, después de que los usuarios tuvieran sus equipos, la firma del documento de entrega era algo secundario. 

Lo que hicimos fue alinear el momento en el que el equipo se envía al usuario con la petición de firma del documento de entrega. De esta manera, las personas lo firman en el mismo momento, normalmente, y a aquellos que, por algún motivo, no lo hacen de inmediato se les envía un recordatorio a través de la plataforma que les informa de que tienen un documento pendiente de firma.

Se ha vuelto un proceso muy sencillo. A partir del momento en el que se entrega el equipo no hay circulación de ningún papel, no hay circulación de nada más físico, lo que vuelve extraordinariamente simple el proceso. 

Por otro lado, si quisiéramos hacer una consulta de un documento, podemos hacerlo. La firma digital genera un código QR que, al escanearlo, nos lleva directamente al documento y, por tanto, el propio usuario puede tener conocimiento de aquello que envió y cualquier persona del equipo de sistemas puede comprobar fácilmente que el documento relativo a un equipo en particular está firmado.

Esto para nosotros es muy importante, porque tenemos una gran responsabilidad de administrar un amplio conjunto de equipos que han de estar disponibles para usuarios internos.

5. Sabemos también que existe por vuestra parte la voluntad de digitalizar uno de los procesos comerciales recurrentes, que es el contrato de suministro de máquinas de café. ¿Podríais describir cuál es el proceso actual y qué cambios se esperan con la firma digital?

Es un proceso en el que nuestros técnicos instalan máquinas de café para nuestros clientes, sobre todo de restauración.

La relación comercial aparejada a esta instalación suele llevarse a cabo por un comercial, mientras que el técnico se encarga de la instalación de los equipos. Por tanto, tenemos aquí dos actores diferentes, lo que significa que muchas veces el quipo es instalado y, después, en una visita posterior, el comercial recoge la firma de los documentos. 

Lo que pretendemos es que este proceso se simplifique y que en el momento de la instalación el cliente pueda tener la recepción del equipo y que el proceso se termine aquí. Así evitamos la circulación de papeles y tener a varias personas teniendo que preocuparse por el proceso que, en realidad, ya estará concluido físicamente. 

Paralelamente, conseguimos darle al cliente la posibilidad, una vez más, de consultar los documentos de la instalación sin gran dificultad. Basta escanear el código QR y conseguimos tener acceso al documento en un navegador sin necesidades de estar autenticados ni hacer ningún proceso manual adicional.

Y con esto, una vez más, ahorramos papel y evitamos tener un archivo centralizado con este tipo de documentos que también tienen un peso muy significativo. 

6. Tras vuestra experiencia con nosotros, si una empresa de vuestro sector os pidiese opinión sobre si implantar o no una solución de firma digital, ¿Se lo recomendaríais? ¿Cuáles serían vuestros consejos?

El primer consejo es “smal is beautiful”. Lo que quiero decir es que creo que es importante que, en un proceso que es normalmente burocrático y que requiere de grandes formalismos, se comience por pequeños desafíos.

Esos pequeños desafíos nos van a permitir testar la tecnología y ganar confianza. Pienso que estos dos aspectos son muy importantes: percibir como funciona la tecnología y garantizar que todos los involucrados en el proceso de firma estén tranquilos y confiados. Porque el tema de la firma digital es un tema de confianza. Además, toca cuestiones legales que son, también, muy relevantes, en particular, el no repudio futuro de una firma. 

Pero yo diría que, antes incluso de entrar a fondo en cuestiones legales, es muy importante tener esta confianza y transmitírsela a toda la cadena de custodia de la firma. Y es, después de tener estos pequeños procesos completados, cuando podemos avanzar con procesos más complejos. 

Este es el ejemplo que, en cierto modo, tenemos internamente.

Hablamos antes del tema de la entrega de equipos informáticos. En este momento también estamos usando el proceso de firma electrónica para la entrega de tarjetas internas del grupo y, por tanto, una vez más es un proceso en el que estamos trabajando dentro de nuestra zona de confort con nuestros compañeros. Y también recibiendo mucho feedback de cómo funciona la plataforma. 

A partir de aquí podemos ir sofisticando el funcionamiento y el tipo de procesos que utilizamos; y tendremos la capacidad de convertirlos en procesos más amplios y complejos. 

Lo comentamos en la pregunta de las máquinas de café. Este será un proceso en el que habrá una integración vía API, entre vuestra aplicación y la nuestra y, por tanto, la complejidad aumenta. 

Ha sido importante empezar por procesos más simples que nos ayudaron a ganar confianza, ya sea en vuestro equipo, en la plataforma o en las personas que se ven afectadas por este proyecto.

Y finalmente, respondiendo a tu pregunta, naturalmente estamos disponibles para dar feedback y, eventualmente, proporcionar cualquier información adicional para cualquiera que necesite hablar con nosotros.

Legalidad de la firma digital – Portugal ✒️

La validez legal de la firma digital se recoge en el Reglamento eIDAS, que regula la firma electrónica en todos los países de la UE. Asimismo, en Portugal, aplica el Decreto-Ley N° 12/2021, de 9 de febrero («Régimen Aplicable a la Identificación y Documentos Electrónicos»), que asegura la implementación del Reglamento eIDAS.

Según esta legislación aplicable, las firmas electrónicas pueden ser utilizadas para la firma de contratos entre particulares y la administración pública y se reconocen tres tipologías de firma electrónica con valor jurídico y fuerza probatoria distintos, que aplican en diferentes casuísticas:

• La firma electrónica simple: recoge datos en formato electrónico que se conectan o asocian a otros datos en formato electrónico y que son utilizados por el firmante.
• La firma electrónica avanzada. Se trata de firmas que cumplen los siguientes requisitos:
  • Estar asociado únicamente al firmante 
  • Permitir identificar al firmante
  • Ser creada usando datos para generar una firma electrónica, que el firmante puede, con un alto nivel de confianza, utilizar bajo su control exclusivo; 
  • Estar vinculado a los datos por él firmados de tal forma que cualquier modificación posterior de los datos sea detectable.
• La firma electrónica cualificada: es aquella firma creada por un dispositivo cualificado para la creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado de firma electrónica cualificada. Debe referirse inequívocamente a una única persona física o representante de la persona jurídica y al documento al que pertenece.

Dentro de este abanico de tipologías de firma, la utilización de una u otra dependerá de la relevancia del documento a firmar y su riesgo.

En Docuten somos Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza, y tenemos disponibles todas estas tipologías de firma digital, que podrás utilizar para la firma de tu documentación. Nosotros siempre recomendamos, a la hora de elegir una u otra tipología, atender al criterio de proporcionalidad: fuerza probatoria-usabilidad.

En muchas ocasiones bastará con una firma avanzada que nos ofrecerá una mayor usabilidad a la hora de firmar un documento y, en otros casos, primará, la fortaleza jurídica y como consecuencia, la firma cualificada será la más indicada.

Cuadro resumen de la tipología de firma más adecuada para cada caso de uso en Portugal

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Si quieres conocer todos los casos de uso de nuestra firma digital aplicados al sector alimentario, no te pierdas nuestro whitepaper.

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Si aún te quedan dudas, contacta con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte. 🙂☎️