FAQs: Cómo automatizar el Registro de Contratos Alimentarios en la AICA

Somos conocedores de la problemática a la que os habéis visto sometidas las compañías del sector alimentario con la nueva obligación de registrar todos los contratos alimentarios, modificaciones y anexos, en el Registro de Contratos Alimentarios en el AICA.

También sabemos que todavía hay muchas dudas legislativas y que, operativamente, es probable que no sepáis como abordar esta tarea administrativa. Por ello, hemos recogido las preguntas y dudas más frecuentes acerca de la automatización del Registro de Contratos Alimentarios en la AICA.

• Contratos tipo: formatos y firma digital a través de Docuten

• ¿Cómo es el proceso, de principio a fin, del registro automatizando de los contratos alimentarios en el RCA de la AICA con Docuten?

• ¿Docuten permite documentar el contrato y subirlo a la AICA automáticamente o es necesario un proceso intermedio para subir el contrato a la plataforma de la AICA?

• ¿Cómo ayuda la tecnología de Docuten a que el documento esté firmado antes de la compra? ¿Qué controles existen para hacer el seguimiento efectivo?¿Qué podemos hacer para que la otra parte firme?

• ¿Cómo se envían los contratos alimentarios a firmar a través de Docuten?

• ¿Cómo pueden firmar digitalmente los Productores Primarios?

• Como Comprador, ¿cómo damos de alta a los Productores Primarios (proveedores) en el Registro de Contratos Alimentarios?

• ¿Cuántos registros admite el .xls de Productores Primarios?

• ¿Qué campos debo incluir en el .xls de Productores Primarios? 

• Si la otra parte no firma el contrato, ¿Docuten no sube el contrato al Registro de Contratos Alimentarios?

• ¿Qué ocurre si el Productor Primario rechaza el documento a firmar?

• ¿Durante cuánto tiempo guarda Docuten la documentación?

• ¿Es cierto que todos los contratos deben ser firmados digitalmente o por el contrario, todos los contratos deben ser firmados manualmente?

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📌 Estas son las sanciones a las que te enfrentas si no cumples con la Ley de la Cadena Alimentaria. 

📌 Docuten es la solución para cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios de la AICA.

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Contratos tipo: formatos y firma digital a través de Docuten

Partimos de dos premisas esenciales: 

• Los contratos tipo siempre deben ser en formato .pdf
• Los contratos tipo nunca deben superar un peso de 5MB

Ahora bien, teniendo esto en cuenta, en Docuten contamos con dos opciones para que podáis enviar a firmar vuestros contratos:

• PDF Editable: dentro de la propia plataforma podemos alojar un contrato o varios contratos tipo, plantillas PDF, editables. ¿Necesitas que el Productor Primario cubra una serie de campos antes de realizar la firma del documento? Esta puede ser la mejor solución. En este caso, vosotros, como clientes, nos haríais llegar el contrato tipo estructurado con los campos requeridos, y nosotros nos encargaremos de configurarlo como editable y subirlo a la plataforma con todas las validaciones necesarias (ej. ¿es un campo obligatorio?).  Con todo, en función del sector y otras variables, obviamente, el modelo de contrato puede cambiar, por lo que deberíamos ver cada caso y adaptarlo. 

• Documento PDF no editable: en caso de que los documentos sean creados específicamente para cada Productor primario y no sea necesaria la edición de campos, podréis subir un documento PDF no editable y enviarlo a firmar, directamente.

¿Cómo es el proceso, de principio a fin, del registro automatizado de los contratos alimentarios en el RCA de la AICA con Docuten?

1. El Representante Legal de la compañía da de alta a la empresa como “Comprador” y a él mismo como “Representante legal” en el Registro de Contratos Alimentarios (RCA) de la AICA.
2. El Representante legal de la compañía da de alta a Docuten como “Persona Autorizada” en el RCA de la AICA.
3. Solicitud de uso de la API de la AICA
4. Cuando la solicitud esté concedida, obtener las claves de acceso a la API de la AICA.
5. La compañía (cliente) crea un listado en formato .xls con los datos requeridos por la AICA de sus Productores Primarios (proveedores) y se los envía a Docuten.*
6. Docuten importa en el RCA de la AICA el listado de Productores Primarios (proveedores).*
7. Envío recurrente de contratos mercantiles, modificaciones y adendas para su firma digital, por parte de los Productores Primarios, a través de Docuten.
8. Docuten inscribe en el Registro de Contratos Alimentarios (RCA) todos los contratos, modificaciones, adendas, etc, firmadas.
9. Docuten envía el justificante de registro de contratos, modificaciones y anexos en el RCA, al cliente.
10. Custodia y almacenamiento durante 4 años, como requiere la obligatoriedad, de todos los documentos firmados e inscritos en el Registro de Contratos Alimentarios.

*En el supuesto de que el comprador (cliente) no haya dado de alta previamente a sus proveedores (Productores Primarios).

¿Docuten permite documentar el contrato y subirlo a la AICA automáticamente o es necesario un proceso intermedio para subir el contrato a la plataforma de la AICA? 

Inexcusablemente, para que Docuten pueda realizar el proceso de forma automática, el comprador debe gestionar la firma de toda la documentación a través de Docuten. Una vez los documentos y, en caso de que los haya, los anexos,  se hayan firmado por ambas partes, Docuten automáticamente los inscribirá en el RCA. 

Esto no se podría considerar “un proceso intermedio” ya que, sea a través de firma digital o firma tradicional, todos los contratos, anexos y modificaciones, deberían ser firmadas por ambas partes.

¿Cómo ayuda la tecnología de Docuten a que el documento esté firmado antes de la compra? ¿Qué controles existen para hacer el seguimiento efectivo?¿Qué podemos hacer para que la otra parte firme?

• Cuando se crea el proceso de firma tú, como Comprador, puedes indicar una fecha límite de firma de documento. 
• Incluir recordatorios para indicarle al productor primario que tiene un documento pendiente de firma. 
• Reenviar el documento al productor primario.
• Además, puedes revisar el estado del documento: pendiente de firma, finalizado, rechazado, etc

Al funcionar como notario digital, todos los movimientos quedan trazados. Por ejemplo, podemos justificar que has enviado el contrato a firmar, que la otra persona abrió el documento y no lo firmó, así como el envío de todos los recordatorios. 

En caso de disputa, como tercera persona ajena a las dos partes, y como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza homologado, el valor probatorio que podemos aportar es mucho mayor que si hacemos la gestión por otra vía. 

¿Cómo se envían los contratos alimentarios a firmar a través de Docuten?

El comprador sube un contrato o selecciona una plantilla de contrato previamente creada por Docuten, y documentos adjuntos en caso de ser necesario.

Incluye los datos  del o de los  firmantes (Productores Primarios), incluyendo el CIF.

El comprador selecciona firma OTP o Biométrica para el productor primario y automática para sí mismo. 

El proceso de firma finaliza cuando ambas partes firman el documento. 

¿Cómo pueden firmar digitalmente los Productores Primarios?

Los Productores Primarios pueden firmar desde cualquier dispositivo conectado a Internet, tanto en físico como en remoto. En base a nuestra experiencia, recomendamos tipología de firma OTP en remoto y biométrica en presencial. 

¿Cómo funciona la firma OTP?

La firma OTP (One-Time Password) o clave de uso único, permite firmar documentos de forma digital, aunque no dispongas de un certificado electrónico propio. 

¿Cómo funciona la firma biométrica? 

Por su parte, la firma biométrica permite la firma digital de documentos mediante la rúbrica manuscrita sobre un dispositivo con pantalla táctil. 

Como Comprador, ¿cómo damos de alta a los Productores Primarios (proveedores) en el Registro de Contratos Alimentarios? 

Docuten lo hace por ti. Eso sí, será tarea vuestra enviarnos un fichero .xls, en formato estructurado, cumplimentado con vuestros Productores Primarios (no más de 1000 registros por fichero) y los datos requeridos de los mismos*, así como sus futuras actualizaciones. Nosotros importamos este listado en el RCA de la AICA y te enviamos un justificante del registro. 

• ¿Qué datos deben ser cargados de cada Productor Primario?
  • Número de documento identificativo
  • Razón social
  • País
  • Comunidad Autónoma
  • Provincia
  • Localidad
  • Dirección
  • Código Postal

¿Cómo debéis nombrar la plantilla?
La plantilla debe cumplir con la siguiente nomenclatura: NIF/DNI/NIE_DDMMYYYY_NN. Es decir, número de documento identificativo de productor, fecha y número secuencial. Por ejemplo: B85630978_31052023_01.xlsx

Como Comprador, ¿cómo damos de alta a los Productores Primarios (proveedores) en el Registro de Contratos Alimentarios?

¿Qué campos debo incluir en el .xls de Productores Primarios? 

Por cada productor primario, debemos incluir los siguientes campos:

• Número de documento identificativo
• Razón social
• País
• Comunidad Autónoma
• Provincia
• Localidad
• Dirección
• Código Postal

El cliente/comprador crea este documento .xls y se lo comparte a Docuten, quien se encargará de importar estos datos en el Registro de Contratos Alimentarios en representación del cliente.

Si la otra parte no firma el contrato, ¿Docuten no sube el contrato al Registro de Contratos Alimentarios?

No. Docuten sube el contrato cuando esté firmado por ambas partes. 

¿Por qué? La respuesta es sencilla: un contrato mercantil debe estar firmado por ambas partes para establecer y demostrar el consentimiento mutuo y voluntario de ambas partes en relación con los términos y condiciones del contrato. La firma en un contrato es una forma de expresar la aceptación y el acuerdo de las partes involucradas en la transacción comercial.

Desde Docuten no podemos incumplir esta premisa. Subir un contrato alimentario sin haber sido firmado por ambas partes estaría rompiendo con uno de los objetivos principales de esta nueva legalidad: protección de los productores primarios y sus agrupaciones frente a los compradores.Sin embargo, Docuten cuenta con varias funcionalidades que pueden instar y recordar al Productor Primario que debe firmar el documento.

¿Qué ocurre si el Productor Primario rechaza el documento a firmar?

Queda registrado en la plataforma de Docuten. 

Los contratos han de ser firmados para poder subirse al Registro de Contratos Alimentarios. Por tanto, sin la firma del Productor Primario, no podemos subirlo. 

Como hemos visto, la responsabilidad de subir los contratos es del comprador, pero en este caso, al haber solicitado su firma a través de un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, todos los movimientos quedan trazados. Por lo que podríamos justificar que el comprador envió en documento a firmar, con sus respectivos recordatorios, y que el Productor Primario no lo ha firmado.

¿Durante cuánto tiempo guarda Docuten la documentación?

Durante 4 años, cumplimiento con la normativa relativa a los Contratos Alimentarios. 

Podemos aumento el tiempo de almacenamiento a petición del cliente.

¿Es cierto que todos los contratos deben ser firmados digitalmente o, por el contrario, todos los contratos deben ser firmados manualmente?

Los contratos han de ser firmados. Punto. Independientemente de que sea de forma manual o de forma digital, todos los contratos tipo deben ser firmados por ambas partes (comprador y productor primario) para establecer y demostrar el consentimiento mutuo y voluntario de ambas partes en relación con los términos y condiciones del contrato. 

En este caso, hacerlo digitalmente reduce la carga administrativa y el tiempo invertido en esta tarea. Además, el proceso de automatización con el RCA del AICA con Docuten obliga a la firma digital de la documentación.

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