Desarrollador Frente las circunstancias particulares del sector alimentario, la firma digital emerge como una solución efectiva, proporcionando una manera eficiente y segura de gestionar los documentos de forma oportuna.
En el post de hoy, veremos como la firma electrónica es tu gran aliada en la firma de documentación laboral y mercantil dentro del sector alimentario, haciendo frente a los desafíos a los que se enfrentan:
Un poco de contexto, ¿qué es la firma digital?
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que acompañan o que están asociados a un documento y cuyas funciones básicas son identificar al firmante de manera inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y la autenticidad del mismo.
Casuísticas propias del sector alimentario que dificultan la firma de documentación laboral de forma tradicional:
Por cada contratación laboral, se genera un volumen importante de documentación, que bien se firma en presencial, o se envía por correo electrónico.
La firma a distancia implica que el trabajador debe imprimir el contrato, firmarlo, escanearlo y reenviarlo de nuevo a la central, donde deben comprobar que está todo correctamente cumplimentado y firmarlo.
Este proceso genera una pérdida de tiempo y recursos importante, además de la dificultad para contar con la documentación firmada en tiempo y forma.
Gracias a la firma digital, los responsables de RRHH pueden subir los contratos y adjuntos correspondientes a la plataforma de Docuten, firmarlos con el certificado de empresa, y enviarlos a firmar a los y las trabajadoras a través de:
– FirmaOTP
A principio de año los responsables de RRHH tienen que enviar a sus trabajadores el modelo 145 para su firma.
Desde la preparación de documentos y revisión de errores, hasta la recepción y almacenamiento de los mismos, el alto volumen de documentación y la distribución geográfica de los trabajadores implica una serie de problemas si se gestiona de forma manual.
Gracias a la firma digital, el o la responsable de RRHH puede enviar el Modelo 145 (plantilla editable con campos obligatorios) a todos los trabajadores en un mismo proceso de firma (envío masivo), previamente firmado por la empresa con firma automática.
✍️ ¿Qué es el envío masivo? Te lo contamos
Las empresas están obligadas a entregar Equipo de Protección Individual a sus empleados, como pueden ser guantes, manguitos para proteger los brazos, gorro tipo malla, mascarilla, mono, delantal de brazos, cubrebrazos… Dependiendo de si son trabajadores de campo u operarios de fábrica.
Los empleados deben dar acuse conforme haber recibido dicho material a través de la firma de un documento acreditativo. Es decir, cada trabajador, de forma individual, ha de firmar dicho documento, lo que implica una gestión documental importante.
Además, la propia gestión en papel va acompañada de posible pérdida de documentación, errores al cubrirlo, almacenamiento de dicha documentación, dificultad para encontrarla en caso de inspección…
Con Docuten, los responsables de PRL pueden hacer uso de plantillas editables. Los trabajadores marcarán con un check el material que se les haya sido entregado, cubrirán sus datos identificativos, y firmarán en físico a través de firma biométrica app o web.
🔗 Documentación PRL que debes gestionar en tu empresa
Casuísticas propias del sector alimentario que dificultan la firma de documentación mercantil de forma tradicional:
A la hora de adquirir materias primas, maquinaria y equipo, envases o embalajes o, incluso, servicios de proveedores, se deben firmar contratos de compra por ambas partes: empresa compradora y proveedora.
El contrato se envía por ambas partes:
En el momento de firmar un contrato en los que se establecen variaciones en los precios, la empresa debe generar un contrato por cada uno de los ganaderos.
La persona autorizada para dicha tarea (en este caso el responsable del departamento de compras), va visitando uno por uno a los ganaderos.
En una jornada puede llegar a gestionar una gran cantidad de documentación delicada con la posibilidad de pérdida o extravío, generando una copia para el ganadero en físico.
El responsable de compras utiliza la firma biométrica a través de tablet.
Los ganaderos también firman presencialmente el contrato, con la diferencia de que ambas partes reciben una copia al finalizar el proceso de firma y que la documentación queda salvaguardada en la nube.
| ❌ Problema | ✅ Solución |
| Fijar el precio post entrega: la normativa recoge que el precio ha de fijarse previamente a la entrega | Fijar el precio post entrega: generación de un contrato marco con parámetros para fijar el precio. |
| Dispersión geográfica:Productores PrimariosCentros de trabajo | Romper barreras geográficas:Firma digital y en remoto |
| Registro manual de los contratos alimentarios | Importación automática y continua de contratos, modificaciones y adendas |
| Alta carga documentalEntregas semanales, incluso diariasDiferentes proveedores | Uso de Fast TemplatesSiempre disponibles en DocutenConfiguración de campos obligatorios |
| Custodia documental: la normativa recoge la obligatoriedad de conservar, durante 4 años, no solo el contrato, sino la documentación relacionada, incluida correspondencia. | – Custodia, al menos, durante cuatro años en una plataforma 100% segura y legal. – Accesibilidad a la documentación con posibilidad de búsqueda avanzada – Evidenciamos las comunicaciones digitales. |
Si una imagen vale más que mil palabras, imagínate un vídeo
El e-CMR es un documento que formaliza un contrato de transporte por carretera y que tiene valor probatorio de las condiciones del contrato y de la recepción de la mercancía por el transportista.
– Múltiples firmantes y personas involucradas:
Gestión y firma manual, con los posibles errores humanos asociados:
Tiempo invertido: generar todas las copias, escaneos, anexar la documentación al ERP de empresa de forma manual…
Almacenamiento físico: posibilidad de extravío y dificultades para encontrar la documentación.
Falta de control y trazabilidad
Riesgo de no cumplimiento de normativas y regulaciones
Todos los firmantes firman en un mismo proceso de firma, recibiendo una copia del CMR/Carta de Porte/albarán una vez todas las partes lo han firmado.
Configuración de campos obligatorios, evitando errores por la falta de cumplimentación de campos obligatorios.
Inmediatez en la recepción de la documentación firmada, acelerando la facturación a tus clientes en el momento en el que se recibe la mercancía.
Almacenamiento en la nube durante, al mínimo, 5 años.
Seguimiento y trazabilidad en tiempo real, con la posibilidad de actuar “en vivo” en caso de haber algún problema con la mercancía.
Garantía de estar cumpliendo con la normativa y regulaciones
Firma automática (cargador)
La firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea y desasistida, sin intervención de una persona física en el momento de firmar.
Firma presencial (transportista y destinatario)
Puedes firmar desde tu propio dispositivo táctil, como puede ser móvil o tablet, a través de la firma biométrica. La firma biométrica es la más similar a una firma manuscrita, dado que también hay que realizar un trazo para completarla.
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La firma digital en el sector alimentariose ha consolidado como una herramienta esencial. Se enfrenta con éxito a las restricciones inherentes a la firma de documentos tradicionales, como la localización de los lugares de trabajo, la generación de una gran cantidad de documentación, y la necesidad de recoger firmas por diferentes agendas.
En Docuten contamos con más de 100 clientes del sector alimentario, por lo que tenemos experiencia y bagaje en este ámbito.
Si quieres conocer cómo la firma digital se puede adaptar a tus necesidades y procesos internos, ponte en contacto con nuestro equipo, escucharemos tu casuística y te aconsejaremos la mejor solución.
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