Digitalización de la Cadena Alimentaria: evita sanciones y automatiza el Registro de Contratos Alimentarios

La automatización de procesos administrativos en la industria alimentaria ha supuesto un antes y un después en el sector. 

El fin último es mejorar la eficiencia, reduciendo costos y tiempo invertido, y cumplir con la legislación. 

Un ejemplo claro digitalización de la Cadena Alimentaria es la automatización del Registro de Contratos Alimentarios, normativa vigente desde el 30 de junio que obliga a los compradores a registrar los contratos, modificaciones y adendas, formalizados con Productores Primarios antes de la entrega de mercancía. 

En esta entrada veremos como la digitalización y automatización supone un recorte y costes en tiempo para los compradores de la cadena alimentaria.

🤔 Sanciones primer semestre 2023

Antes de nada, veamos las sanciones para hacernos una idea de cuáles son las infracciones que más sanciones provoca y, como respuesta, ver lo que puede ofrecer la automatización del registro para evitarlos. 

Publicación de Sanciones 1er Trimestre 2023

(69 sanciones)

Publicación de Sanciones 2º Trimestre 2023

(15 sanciones)

⚙️ Digitalización de la Cadena Alimentaria: Automatización de todo el proceso del Registro de Contratos Alimentarios 

Formalización del contrato por escrito

Una de las infracciones más habituales entre los compradores es no tener los contratos alimentarios formalizados por escrito. Bien sea porque el documento firmado no es un contrato como tal, o por ser un acuerdo pactado por otras vías: email o WhatsApp.

Con Docuten puedes crear plantillas editables y configurarlas como Fast Templates, por lo que puedes tener a golpe de clic tu contrato alimentario listo para enviar y firmado, lo que facilitará el proceso desde el inicio. 

Validación de cumplimentación de todos los campos obligatorios por ley

En estas plantillas puedes configurar campos obligatorios, por lo que no te dejará enviar el documento a firmar sin que todos los datos estén incluidos. 

Una de las sanciones más habituales en los dos últimos trimestres ha sido no incluir el precio en el contrato. ¿Cómo podemos evitarlo? Podemos hacer un contrato marco en el que podremos fijar los criterios pactados por ambas partes que determinarán el precio, como puede ser la calidad, cantidad… y, en función de ello, se establecerá un precio final u otro. 

Una vez el precio esté fijado, se realizará un anexo al contrato, que también ha de subirse al Registro de Contratos Alimentarios. 

Firma digital en remoto y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet

Sin desplazamientos, ni envío postales o por correo electrónico, ¡así es!

La pérdida de tiempo asociada a estos procesos arcaicos no es una opción. Evita desplazamientos innecesarios e invertir tiempo a más en imprimir/escanear documentación que podrías tener a golpe de ratón. 

Los Productores Primarios pueden firmar desde cualquier dispositivo conectado a Internet, tanto en físico como en remoto. En base a nuestra experiencia, recomendamos tipología de firma OTP en remoto y biométrica en presencial. 

🤔 ¿Cómo funciona la firma OTP?

La firma OTP (One-Time Password) o clave de uso único, permite firmar documentos de forma digital, aunque no dispongas de un certificado electrónico propio. 

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🤔 ¿Cómo funciona la firma biométrica? 

Por su parte, la firma biométrica permite la firma digital de documentos mediante la rúbrica manuscrita sobre un dispositivo con pantalla táctil. 

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Subida automática de los contratos al registro de la AICA antes de la entrega de la mercancía

Una vez los contratos estén correctamente cumplimentados y firmados por ambas partes, Docuten, en continuo contacto con el Registro de Contratos Alimentarios, sube los mismos de forma automática a la plataforma.

Almacenamiento en la nube 

Con el ahorro que supone en papel, carpetas/archivadores, espacio de almacenaje… además de contar con la posibilidad de aplicar filtros de búsqueda avanzada, lo que recorta enormemente los procesos de gestión documental. 

¿Cómo ayuda la tecnología de Docuten a que el documento esté firmado antes de la compra? 

• Cuando se crea el proceso de firma tú, como Comprador, puedes indicar una fecha límite de firma de documento. 
• Incluir recordatorios para indicarle al productor primario que tiene un documento pendiente de firma. 
• Reenviar el documento al productor primario.
• Además, puedes revisar el estado del documento: pendiente de firma, finalizado, rechazado, etc

Al funcionar como notario digital, todos los movimientos quedan trazados. Por ejemplo, podemos justificar que has enviado el contrato a firmar, que la otra persona abrió el documento y no lo firmó, así como el envío de todos los recordatorios. 

En caso de disputa, como tercera persona ajena a las dos partes, y como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza homologado, el valor probatorio que podemos aportar es mucho mayor que si hacemos la gestión por otra vía. 

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¿Qué es el documento de evidencias?

Es un documento asociado a un proceso de firma. Recoge todos los cambios que ha sufrido el documento, la fecha y hora en la que estos se han producido, la IP y el navegador desde el que se ha generado y firmado y un largo etc. 

Toda esta información te permitirá demostrar que el proceso de firma ha tenido lugar y evidenciará la identidad del firmante a modo de prueba en un litigio. 

En caso de que se envíe algún recordatorio, también quedará reflejado en este documento. 

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Inalterabilidad y autenticidad del documento

Modificar el precio también es motivo de sanción. Un contrato firmado con firma digital no se puede alterar ni modificar, por lo que se garantiza, entre otras cuestiones, que el precio incluido no ha sido modificado. En caso de que ambas partes estén de acuerdo, se creará otro contrato/anexo con la modificación del precio pactado, se firmará y, tras un proceso interno por parte de Docuten, se subirá al AICA.

Menos tiempo invertido, y menos personal dedicándose a ello

El registro de contratos alimentarios, de forma manual, puede ocupar entre 15 y 20 min, mientras que al automatizar el proceso se reduce a tan solo 2-3 minutos. Con Docuten, una vez los contratos están firmados, se envían automáticamente a la AICA. 

Así, los empleados de tu empresa pueden dedicarse a tareas que realmente aporten valor al negocio.

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En los últimos meses nos hemos especializado en la digitalización de la cadena alimentaria y la automatización del registro de contratos alimentarios, ¡estás en el sitio correcto!