Desarrollador En esta entrada te contamos como el uso de la firma digital para agilizar los contratos alimentarios, es decir, los procesos de compra venta entre compradores y trabajadores del campo.
Eres una empresa compradora y debes firmar un contrato marco con tu Productor Primario/Proveedor. ¿Cómo lo realizas? Imaginamos que si no cuentas con una solución de firma digital, es probable que uno de tus trabajadores se desplace a las diferentes explotaciones de los Productores Primarios para firmar los contratos marco.
Sin embargo, este proceso lejos queda de la comodidad que nos pueden dar herramientas de automatización y digitalización.
¿Lo vemos? Pasar de 15 min de gestión a 2 min es posible.
¿Por qué un pdf editable?
Una de las infracciones más frecuentes es no incluir todos los campos obligatorios en el contrato, como es el caso del precio. Gracias a los pdf editables y a la configuración en Docuten como Fast Templates con campos obligatorios, todos los campos han de ser cubiertos previamente a su envío y firma.
De esta forma, el proceso de firma no se puede realizar si no está todo cubierto, y por ende, evitamos el riesgo de sanciones.
¿Por qué son tan útiles las Fast Templates?
A la hora de crear un proceso de firma, en lugar de cargar cada contrato por cada proceso, podemos seleccionarlo directamente desde la carpeta “pendientes de firma”, en donde ya están configurados previamente como pdf editable con campos obligatorios. Esto agiliza mucho el proceso, ya que siempre tenemos la documentación necesaria a golpe de clic.
*No es necesario subir el contrato y configurarlo como Fast Templates, es decir, el comprador puede subir un contrato en formato pdf editable a un proceso de firma. La diferencia está en que las Fast Templates están alojadas en “documentos pendientes de firma” y se pueden configurar para que tengas campos obligatorios.
Tienes algunas preguntas, ¿verdad?
📌 ¿Qué es la firma automática?
📌 ¿Qué son las Fast Templates?
¿Cómo es todo el proceso de automatización?
El comprador usa la firma automática con su certificado digital, previamente subido o creado en la plataforma de Docuten.
El productor primario usa la firma avanzada: envío directo de solicitud de firma biométrica u OTP por email u sms.
¿Por qué recomendamos emplear firma biométrica por sms?
La firma biométrica es la firma digital más similar a la firma manuscrita, por lo que es posible que el firmante sienta menos fricción a la hora de firmar que si lo hiciese con otra tipología de firma. Por su parte, el sms es una herramienta con la que estamos familiarizados y sabemos usar prácticamente todos. Por la contra, quizás no están tan familiarizados con otras soluciones de mensajería instantánea, como puede ser el correo electrónico.
Como es de esperar, la elección de la tipología de firma, depende directamente del comprador.
💡 Firma biométrica: tipología de firma avanzada que funciona como una firma manuscrita y que recoge datos identificativos del firmante: presión, velocidad o aceleración del trato.
💡 Firma OTP (One-time-password): tipología de firma avanzada con contraseña personal y código temporal de un solo uso.
De cara al comprador, el proceso es muy limpio. Hay que hacer un esfuerzo inicial a la hora de recopilar el listado de los Productores Primarios en la plataforma de la AICA y crear los contratos.
Con todo, a pesar de este trabajo inicial en colaboración con Docuten, responsable de dar de alta a la los Productores Primarios y convertir los contratos en formato pdf editable, una vez esas cuestiones estén solventadas, lanzar un proceso de firma lleva escasos minutos.
Además, desde la plataforma, el comprador puede hacer seguimiento en tiempo real del proceso de firma, conociendo en todo momento su estado: abierto, rechazado, firmado… y todo ello queda reflejado en el documento de evidencias.
Por su parte, la experiencia de usuario para el Productor Primario es muy sencilla e intuitiva: abres la url del sms, seleccionas el contrato y firmas.
Si manejas un alto volumen de contratos de compra-venta con Productores Primarios, puedes emplear la firma firma digital para agilizar los contratos alimentarios.
¿Quieres saber cómo implementarla y automatizar todo el proceso de registro? Contacta con nuestro equipo para cerrar una demo, sin compromiso 😉
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