Docuten es la solución para cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios de la AICA

En este post os queremos explicar cómo se puede resolver de la manera más sencilla posible la obligación que impone la Ley de Cadena Alimentaria con respecto al registro de contratos alimentarios.

Con nuestra solución podrás automatizar el proceso, desde la firma digital de los contratos, con la posibilidad de hacerlo mediante plantillas con los campos requeridos por el AICA, hasta el envío automático de los contratos al registro. Gracias a ello, podrás reducir muchísimo el tiempo que te llevará esta gestión. 

Además, gracias a la búsqueda avanzada de nuestro repositorio de documentación, podrás guardar tus contratos y tenerlos perfectamente accesibles durante los 4 años que exige la ley. 

Obligaciones relativas al Registro de Contratos Alimentarios

Como os contábamos en el blog de Docuten, el 20 de diciembre de 2022 se aprobó el Real Decreto 1028/2022, por el que se desarrolla el Registro de Contratos Alimentarios como medida para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria. 

El Registro de Contratos Alimentarios es un registro digital en el que deben inscribirse obligatoriamente aquellos contratos alimentarios que se suscriban con los productores primarios y las agrupaciones de éstos, y sus modificaciones, antes de la entrega del producto objeto del contrato. 

Este sistema, regulado por la normativa española sobre seguridad alimentaria y administrado por la Agencia de Información y Control Alimentario (AICA), tiene como objetivo alcanzar el buen funcionamiento de la cadena alimentaria y la protección de los productores primarios y sus agrupaciones frente a los compradores. El no cumplimiento de esta normativa implicará importantes sanciones.

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🔔 Estas son las sanciones a las que te enfrentas si no cumples con la Ley de la Cadena Alimentaria

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La solución: firma digital + automatización del proceso de subida al registro

Trabajando con varios de nuestros clientes en el sector alimentario, hemos desarrollado una solución completa que permite a las empresas firmar digitalmente los contratos y automatizar el registro de contratos alimentarios y modificaciones en el AICA, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente minimizando el tiempo invertido en estas gestiones. 

Puesta en marcha: ¿Qué debe hacer un cliente/comprador para que Docuten pueda abordar la automatización?

¿Y ahora qué?  

Una vez Docuten esté dado de alta como Persona Autorizada el cliente/comprador únicamente debe abordar la firma digital de los contratos mercantiles con Proveedores/Productores Primarios a través de Docuten. Del resto, nos encargamos nosotros:

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📌 Modelo tradicional vs modelo digital: Cómo la digitalización facilita el registro de contratos alimentarios con productores primarios.

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FIRMA DIGITAL DEL CONTRATO MERCANTIL ENTRE PROVEEDOR Y COMPRADOR

El proceso de automatización comienza con el contrato marco entre comprador y proveedor. Docuten es una herramienta que te permite enviar los contratos y firmarlos digitalmente por ambas partes, comprador y proveedor, de forma totalmente legal y segura.

Las empresas del sector deben tener en cuenta que la propia ley de la Cadena Alimentaria indica una serie de campos que deben estar incluidos, de forma obligatoria, en los contratos con los proveedores. En caso de hacerlo de manera física, en papel, es complejo asegurar que esos campos serán cumplimentados por los proveedores antes de ser firmados y registrados en el AICA. 

En Docuten contamos con un sistema de plantillas que permite que esos campos siempre sean cubiertos correctamente, a través de la creación de contratos tipo editables y la validación de los campos obligatorios. 

Con la firma digital de los contratos, cumplirás con la legalidad y mejorarás la eficiencia del proceso, evitando el olvido de campos requeridos por el AICA, desplazamientos innecesarios y papeleo.

ENVÍO AUTOMÁTICO AL REGISTRO ALIMENTARIO

Después de que los documentos estén firmados digitalmente, nuestra solución permitirá comunicarse automáticamente con el registro alimentario, sin necesidad de acceder a la página web del Registro Alimentario y subir los contratos uno a uno. 

Para ello, nosotros nos encargaremos de todos los pasos necesarios para automatizar ese proceso:

• Identificación en el AICA, usando un certificado digital, tras habernos dado de alta, el Comprador (cliente) como Personas Autorizadas
• Subida del contrato y de los documentos complementarios que sean necesarios. 
• Obtención del comprobante de registro: el administrador de firma o persona que ha enviado el contrato a firmar recibirá una notificación fehaciente, mediante correo electrónico, en la que se le informará de que el proceso ha sido completado satisfactoriamente.

El cliente sólo tendrá que firmar la documentación a través de Docuten, y nuestro sistema realizará automáticamente los 3 procesos descritos anteriormente. 

Custodia Documental y evidencias del proceso

Además de todo lo comentado anteriormente, la normativa recoge la obligatoriedad de conservar, durante 4 años, no solo el contrato, sino también la documentación relacionada, incluida la correspondencia. En Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, te ayudamos a cumplir con lo anteriormente expuesto, ya que podemos evidenciar las comunicaciones digitales, los anexos, así como garantizar la inalterabilidad del documento firmado y su custodia, durante 4 años, como obliga la Ley, en una plataforma 100% segura y legal.

Además, ante una posible inspección, podrás localizar de manera ágil y rápida la documentación que te soliciten, gracias a la búsqueda avanzada de documentos de Docuten. 

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📌 FAQs: Cómo automatizar el Registro de Contratos Alimentarios en la AICA.

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En resumen, gracias a esta solución de automatización, con la firma digital, las plantillas editables con campos validados requeridos y su envío automático al registro AICA, los clientes del sector alimentario pueden cumplir con la normativa de registro de forma rápida y eficiente, ahorrando tiempo y recursos en el proceso. Además, la seguridad de los datos está garantizada gracias a la custodia documental. 

Si quieres más información de cómo aplicar esta solución a tu empresa, nuestro equipo comercial está a tu disposición.