Caso Fribin: cómo una empresa alimentaria reduce el tiempo, el coste y el papel usando la firma digital de Docuten

Fundada en 1967, FRIBIN es una compañía familiar destacada en la industria cárnica española, conocida por su producción de carne de alta calidad. 

Con un equipo de 850 empleados/as y más de 52.000 m2 de instalaciones, no es difícil imaginar la carga administrativa a la que se enfrentan diariamente. A esto le sumamos regulaciones como la obligación de registrar los contratos alimentarios en la AICA, lo que supone un añadido en el volumen de tareas que asumen.

Esta situación y su compromiso con la calidad y excelencia en sus procesos y productos, fueron los detonantes para dar el salto a la digitalización administrativa de mano de Docuten, herramienta que les permite automatizar el proceso de firma de contratos y su propio registro en la AICA. 

Hemos tenido la oportunidad de entrevistar a Manuel Pueyo para que nos cuente, en base su experiencia, la importancia de la digitalización de procesos y cómo ha sido la implantación de la herramienta. 

💬 Entrevista a Manuel Pueyo, administrativo en FRIBIN

Como compañía fundada en 1966, ¿qué papel juega la tecnología en el crecimiento y consolidación de la empresa después de tantos años? ¿Cómo se ha adaptado FRIBIN a los cambios de los últimos años?

Desde su fundación, la tecnología ha desempeñado un papel fundamental en el camino de FRIBIN. La empresa ha demostrado una constante capacidad para adaptarse a las nuevas tecnologías, incorporando siempre los últimos avances tanto en el sector cárnico como en el de tecnologías de la información. De hecho, FRIBIN ha sido un verdadero pionero en la industria al ser uno de los primeros en implementar sistemas tecnológicos de vanguardia.

¿Qué impacto ha tenido Docuten en la gestión de firmas de los contratos comerciales con vuestros proveedores?

Docuten desempeña un papel importante en FRIBIN al optimizar significativamente nuestra gestión de firmas para las compras de animales a nuestros proveedores. Esta plataforma ha revolucionado la forma en que abordamos la documentación, permitiéndonos simplificar y acelerar el proceso de firma de contratos y acuerdos. Gracias a su capacidad para facilitar la firma electrónica desde cualquier dispositivo, hemos logrado una mayor agilidad en la gestión de documentos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad en nuestras operaciones. 

Aparte de la propia firma digital y subida de contratos a la AICA de forma automática, Docuten cuenta con funcionalidades propias que permiten agilizar el proceso aún más si cabe. En vuestro caso, ¿cómo os han ayudado en la operativa diaria?

Sí, hemos utilizado Docuten para firmar documentos, incluso aquellos que no están relacionados con los contratos de AICA. Esta plataforma nos ha simplificado y acelerado el proceso de firma. Una característica muy útil es la capacidad de organizar a los firmantes en una estructura jerárquica tipo árbol, lo que evita que se omita la aprobación de personas en niveles intermedios. Esto hace que el proceso de firma sea mucho más eficiente y organizado.

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💡 Firma digital secuencia y firma digital en paralelo.

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Con cuatro divisiones consolidadas de producto y más de 800 trabajadores, el número de contratos a gestionar es de un volumen considerable. ¿Qué beneficios destacarías de la plataforma de Docuten a la hora de firma y registrar los contratos alimentarios?

– Ahorro de tiempo: Docuten simplifica en gran medida el proceso de firma, eliminando la necesidad de enviar correos electrónicos a múltiples partes interesadas. Gracias a la opción de firma a través de un SMS y un dispositivo móvil, el proceso se vuelve extremadamente sencillo y eficiente.

– Reducción del uso de papel: Al permitir firmas electrónicas, Docuten contribuye al esfuerzo de reducir el uso de papel en los procesos de negocios. Esto tiene beneficios tanto para la empresa, al reducir costos de impresión y almacenamiento, como para el medio ambiente.

– Recordatorios automáticos: La aplicación de Docuten ofrece la ventaja de enviar recordatorios automáticos a aquellos que deben firmar un contrato. Esto garantiza que los pasos necesarios se completen a tiempo, evitando retrasos innecesarios y garantizando el cumplimiento de los acuerdos de manera oportuna.

Sabemos que el compromiso, la calidad y sostenibilidad son algunos de los valores que comparte FRIBIN. ¿Qué supone para vuestra compañía digitalizar todo el proceso y, por ende, reducir el uso de papel y de posibles envíos o desplazamientos?

La digitalización de todo el proceso implica para nuestra compañía una significativa reducción en el uso de papel y la necesidad de envíos o desplazamientos innecesarios. Principalmente, nos permite ahorrar tiempo de trabajo al eliminar la impresión y envío de documentos físicos.

En cuanto a la seguridad y confidencialidad de la información, la normativa establece que se deben guardar los contratos, adendas y modificaciones durante 4 años. Docuten lo almacena directamente en la nube, ¿qué supondría para vuestra compañía almacenar toda la documentación de forma tradicional? 

Realizar este mismo trabajo de forma tradicional supondría una importante carga de trabajo y a nivel de almacenamiento supone un ahorro de espacio.

Tras estos meses trabajando con Docuten, ¿cómo definiríais la experiencia? ¿Consideráis usar la solución de firma digital en otras áreas de la compañía? 

Ha sido una experiencia favorable, con un inicio acelerado, pero con una finalización exitosa, consideramos que se podría implementar en el ámbito de ventas. 

Una de las dificultades que hemos encontrado es que, en ocasiones, algunos proveedores de ganado no contaban con dispositivos móviles con capacidad para soportar el sistema de Docuten y en otras topábamos con una brecha tecnológica que suele generar ciertas reticencias. Afortunadamente con un poco de ayuda se ha podido solventar sin mayores inconvenientes.

❓ Si te estás preguntando, ¿cómo puedo aplicarlo en mi empresa?

Si tu empresa también tiene que registrar los contratos alimentarios en la AICA y esta situación te resulta familiar, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo para conocer las soluciones y planes y precios.